Алла Киселева. «Новое – хорошо забытое старое»

Принятие руководителями компаний большого числа решений зачастую требует консолидации мнений сразу нескольких менеджеров, экспертов или специалистов. Но как быть, если решение нужно принять оперативно, а лица, участие которых необходимо, физически находятся в разных местах: филиалах, офисах? Привычные средства коммуникации: телефон, электронная почта и другие – при всех своих возможностях не способны полноценно выполнить эту задачу. В своей статье Алла Киселева, менеджер по решениям компании INLINE Technologies, утверждает, что в данном случае самое удобное и логичное решение – это селекторное совещание.

В советскую эпоху коллегиальность при обсуждении и принятии решений, судя по воспоминаниям служащих того времени, встречалась лишь в некоторых НИИ и КБ. Заседания партийных и хозяйственных активов, несмотря на присутствие многих заинтересованных сторон, коллегиальными по сути не являлись. Для них, как и для производственных селекторных совещаний, традиционной была ситуация, когда председательствующий по очереди опрашивал подчиненных и по очереди же устраивал им разнос.

Да и сегодня высшее управленческое звено в нашей стране все еще придерживается административно-командного стиля работы как в государственном секторе, так и в коммерческой сфере. Поэтому сейчас одно из наиболее популярных применений технологии конференц-связи -селекторное совещание, или планерка с одним председательствующим и несколькими участниками, которым заранее разосланы повестка заседания или проект документов, подлежащих не обсуждению, а утверждению. Новое – это хорошо забытое старое, и селекторное совещание тому подтверждение. Этот вид коммуникаций является повседневной реальностью для большинства организаций и все больше превращается в необходимый инструмент оперативного управления, в удобное средство проведения виртуальных бизнес-встреч и совещаний. Это связано не только с расширением функциональности оборудования, улучшением характеристик и дизайна терминалов, но и с использованием новых технологий, тесной интеграцией с компьютерными приложениями и низкой стоимостью владения. Такие системы не требуют построения выделенной инфраструктуры, они работают по существующей телефонной или IP-сети, поддерживают стандартные абонентские терминалы (телефоны, IP-телефоны) и позволяют подключать к конференции мобильных/удаленных абонентов.

Отличие селекторного совещания от аудиоконференции

Может возникнуть вопрос: «Так в чем же разница между селекторным совещанием и аудиоконференцией? Ведь то и другое – это вид голосовой конференц-связи?»

Селекторное совещание – это протоколы, принятия решений и отчеты исполнителей, а аудиоконференция – это общение без протоколов и регламентов, обсуждение и решение повседневных задач.

На российском рынке представлен широкий спектр систем аудио-совещаний, которые условно можно разбить на многофункциональные (такие, как MeetingPlace производства Cisco Systems, Multimedia Communication Server (MCS) производства Nortel) и узкоспециализированные (или простые).

Многофункциональные системы позволяют автоматизировать операции по организации и управлению аудиоконференциями для решения повседневных вопросов. Они также предназначены для проведения географически распределенных совещаний с участием как сотрудников компании, так и внешних абонентов. Кроме того, эти системы предоставляют широкие возможности коллективной работы с документами, записи проводимых совещаний и интегрируются с системами видео-конференц-связи.

Узкоспециализированные (или простые) системы для проведения селекторных совещаний по сравнению с многофункциональными более экономичны, удобны и просты в использовании. Для организации совещания с помощью простых систем не надо выде лять специального помещения, его участники могут находиться в разных городах – главное, чтобы в распоряжении у каждого был телефон, и достаточно быть на своем рабочем месте в назначенное время.

При работе с узкоспециализированными системами основное внимание уделяется таким вопросам, как процедура передачи права голоса, ведение протокола совещания, линейное масштабирование системы, поддержка мобильных абонентов, автоматизация сбора и оповещения участников. К таким системам можно отнести продукт компании INLINE Technologies «Селектор» и систему российской компании «НЕВО-АСС» «Ассамблея». С помощью данных систем возможно обеспечить проведение аудиоконференций в форме селекторных совещаний и диспетчерской связи в IP-сетях при взаимодействии, в том числе, с IP-телефонными станциями.

Сегодня различные по своему размеру и направлению деятельности компании при построении единой ИТ-инфраструктуры отдают предпочтение IP-технологии благодаря ее общей эффективности, простоте развертывания и быстрой окупаемости. И следовательно, у компании появляется возможность реализовать систему проведения и управления селекторным совещанием на базе программно-аппаратного комплекса с использованием технологии VoIP.

Стоит отметить, что многофункциональные и узкоспециализированные системы могут эксплуатироваться как отдельно, так и совместно, дополняя функциональность друг друга. Однако функционал далеко не всегда востребован компанией в полном объеме. И какой состав функций необходим – решать конкретному пользователю. Таким образом, в зависимости от бюджета и целей, стоящих перед компанией, можно подобрать оптимальную для нее систему селекторных совещаний.

Организации, использующие селекторные совещания

В первую очередь это организации, имеющие вертикальную систему управления, в которых решения должны быстро приниматься и исполняться, системность и исполнительность должны пронизывать всю оргструктуру, а зависимость конечного результата от человеческого фактора должна быть сведена к минимуму. К таким организациям можно отнести органы государственного управления, производственные предприятия, специальные службы и транспортные предприятия.

Сегодня одним из основных предпочтений заказчиков при выборе различных систем связи по-прежнему остается простота их использования. Процессы конвергенции, начавшиеся с интеграции различных телекоммуникационных технологий и услуг, привели к значительному усложнению технических решений в области связи. Но если технологии становятся все более сложными, то их «интерфейсы» с внешним миром, включая услуги для конечных пользователей, необходимо максимально упростить. Таким подходом руководствуется компания INLINE Technologies при разработке новых продуктов.

Простое решение от INLINE Technologies

Компания INLINE Technologies предлагает продукт для эффективного проведения масштабных селекторных совещаний в IP-сетях – «Селектор».

Решение строится на базе системы IP-телефонии компании Cisco Systems и собственного программного обеспечения, выполненного на платформе Windows. Продукт является еще одним корпоративным сервисом IP-сети предприятия наряду с электронной почтой, веб-порталом, ERP- и CRM-системами. Управление IP-системой селекторных совещаний осуществляется с рабочего места оператора и может производиться удаленно из любого узла корпоративной сети. Система обладает гибкими возможностями и позволяет, например, подключать пользователей вне офиса, используя мобильный или домашний телефон.

Простота создания совещаний и управления ими позволяет производить обслуживание системы без специальных навыков. В решении заложен ряд сервисных функций, обеспечивающих проведение совещаний с высоким качеством связи. Рассмотрим некоторые из них более подробно.

«Арбитраж голоса». Благодаря интеллектуальной системе управления, которая в режиме реального времени позволяет передавать право голоса и обеспечивать максимальную эффективность селекторных совещаний, можно реализовывать любые селекторные сценарии: «На чальник – подчиненные», «Все равны» и т. д.

«Дуплексная связь». Данная функция обеспечивает возможность одновременного общения 16 участников, при этом остальные могут слышать всех говорящих.

Автоматизация конференции. Во время проведения селекторного совещания очень важно автоматическое подключение участников к конференции и автодозвон, например, при разрыве связи. Для этого на мониторе ведущего в режиме реального времени видны состояние и активность каждого участника: кто из них находится в режиме «толь ко слушать», кто в данную секунду говорит, кто отключился и др.

Режим поддержки. Система позволяет подключать или отключать участников совещания в зависимости от темы текущего вопроса, дать возможность прослушивать разговор, высказаться отдельным участ никам или группам. В случае, если необходимо выслушать мнение со трудника, не участвующего в совещании, его можно подключить к созещанию, вызвав по телефону.

Система записи и протоколирования позволяет опубликовать запись совещания для тех сотрудников, кто не смог принять участие в совещании, а также вести протокол совещания.

«Селектор» обладает и рядом других возможностей: автоматический сбор совещания в заранее определенные дни и время; контроль списка участников и управление ходом совещания; административное управление совещанием с удаленного рабочего места через компьютерную сеть; система оповещения абонентов и т. д.

В дополнение хочется сказать, что требованиями к проведению селекторных совещаний являются не только надежность связи и удобство использования, но и дополнительные сервисы и интеграционные возможности по управлению организацией и проведению конференций.

Так, компания INLINE Technologies в конце 2005 года выпустила на рынок собственный продукт под названием «Сервисы IP-телефонии», в состав которого входит сервис «Групповое оповещение». Данный сервис чем-то напоминает диспетчерскую связь и служит дополнением к селекторному совещанию – когда руководитель сообщает важную информацию для своих сотрудников. Сняв трубку IP-телефона, можно выбрать интересующую группу абонентов и сообщить им необходимую информацию. При этом, если вызываемый абонент уже разговаривает, существующее соединение не прервется – он просто услышит оповещение, а затем сможет продолжить разговор. Работа этого сервиса осуществляется на базе технологии multicast, что позволяет экономить полосу пропускания при оповещении на большое количество телефонов. Помимо прямого голосового сообщения, вещание на группу . абонентов возможно и из заранее записанного аудиофайла.

При внедрении данного сервиса совместно с системой селекторных совещаний значительно повысится оперативность и надежность управления предприятием, сократятся риски выхода ситуации из-под контроля. Ведь во многих отраслях от оперативности управления зависит безопасность людей, особенно в местах с повышенной угрозой возникновения аварий, пожаров, взрывов и химических выбросов.

Кстати, стоит отметить, что предпосылкой разработки такого приложения стала необходимость соответствовать требованию, предъявленному МЧС к сети одного из заказчиков INLINE Technologies, – создать в сети корпоративной IP-телефонии систему экстренного оповещения о стихийных бедствиях. Таким образом, продукт «Селектор» – это интеграционное решение, работающее на базе конвергентной IP-инфраструктуры и являющееся специализированным, мультимедийным сервисом корпоративной IP-сети. Это позволяет формировать состав дополнительных сервисов, максимально отвечающий требованиям заказчика, не меняя при этом программный механизм, и обеспечивать построение эффективной системы, наиболее полно соответствующей специфике производственной деятельности компании-заказчика.

Неоспоримым преимуществом продукта «Селектор» является также и то, что на сегодняшний день он – один из наилучших по соотношению «цена – качество – простота» мультимедийных сервисов корпоративной IP-сети предприятия.